Акт выполненных работ (АВР) в хостинге — документ, подтверждающий факт оказания услуг провайдером клиенту за расчётный период. Содержит перечень оказанных услуг, объёмы потреблённых ресурсов и суммы к оплате. Используется для бухгалтерского учёта и налоговой отчётности.
Что содержит акт
- Реквизиты сторон — провайдера и клиента (ИП или юрлица).
- Период оказания услуг.
- Перечень услуг: VPS, домены, SSL-сертификаты, доп. IP.
- Потреблённые ресурсы: трафик, дисковое пространство.
- Сумма без НДС, НДС (20%), сумма с НДС.
- Подписи и печати.
Для физических лиц и нерезидентов акт заменяется чеком или счётом. Для юридических лиц и ИП акт необходим для принятия расходов к учёту и вычета НДС (при наличии НДС в составе услуги).
История
Практика актов выполненных работ в IT-сфере пришла из строительства и производственных услуг — там акт фиксировал завершение этапа работ. В хостинге акт приобрёл специфику: услуга оказывается непрерывно в течение периода (не разово), поэтому акт фиксирует факт доступности за расчётный период. В рунете акты за хостинг выписываются преимущественно ежемесячно, в соответствии с расчётным периодом. EDO (Электронный документооборот) с 2015 года позволяет подписывать акты электронной подписью без бумажных копий.
Получение актов
Большинство провайдеров формируют акты автоматически в конце расчётного периода. Способы получения:
- Личный кабинет — PDF для скачивания.
- Email — автоматическая рассылка после выставления.
- EDO-системы — Диадок, Сбис, E-Invoicing: электронный обмен с ЭЦП.
- Почтой — бумажный оригинал по запросу.
Практическое значение
Для бизнеса акты — обязательный документ. Без акта расходы на хостинг нельзя включить в себестоимость и уменьшить налогооблагаемую базу. Если провайдер не выдаёт акты автоматически — запросите через поддержку настройку ежемесячной выгрузки. Хранить акты рекомендуется не менее 5 лет — такой срок исковой давности по налоговым спорам. Детализация трафика в акте помогает планировать тариф на следующий период.
На что обращать внимание
Сверяйте суммы в акте с фактическими списаниями — ошибки биллинга редки, но встречаются. Если в акте указаны услуги, от которых вы отказались — немедленно обращайтесь в поддержку. Для международных провайдеров (DigitalOcean, AWS) документы не соответствуют требованиям российского бухучёта — используйте российских провайдеров для формальной стороны вопроса или оформляйте через агента с российскими реквизитами.
Электронный документооборот (EDO)
EDO-интеграция с хостинг-провайдером позволяет получать акты в электронном виде с ЭЦП без ручного скачивания PDF. Провайдеры подключаются к Диадок (СКБ Контур), Сбис или E-Invoicing. Клиент принимает акт электронной подписью в EDO-системе — юридически равнозначно бумажному оригиналу с мокрой печатью. Для бухгалтерии это ускоряет закрытие периода и снижает ручную работу.
Настройка EDO у провайдера: в личном кабинете укажите ИНН организации и включите EDO-обмен. При совпадении ИНН провайдера и клиента в базе EDO-оператора акты начнут поступать автоматически без дополнительных действий.
Хранение документов
Срок хранения первичных бухгалтерских документов (в том числе актов) — 5 лет по Закону о бухгалтерском учёте. Для тарифных споров с налоговой — храните акты в разрезе месяцев. Облачный архив в объектном хранилище с политикой retention удобнее папок на компьютере: доступность 99.999%, геораспределённость, поиск по метаданным.